Tenir un livre de police papier ou un logiciel Livre de police est obligatoire pour tous les professionnels de l’achat-vente d’objets d’occasion. De plus, depuis 2013, les revendeurs ont la possibilité de tenir un registre de police électronique. Quelle que soit sa forme, savez-vous comment remplir le livre de police ?
Que ce soit pour l’une ou pour l’autre version, les conditions à respecter pour être en règle avec le registre de police sont similaires.
Les obligations du registre de police
Avant toute chose
Pour le cahier de police, il est impératif de faire coter et parapher le registre de police par les autorités compétentes : commissariat de police, gendarmerie ou mairie.
Pour le logiciel Livre de police, il n’est pas nécessaire de s’adresser aux autorités pour le faire parapher. Il suffit d’être certain que le logiciel choisi soit conforme à la loi en vigueur : il doit garantir l’intégrité, la sécurité et l’intangibilité des données. De même, il s’avère plus flexible, car il propose diverses fonctionnalités.
Dans les deux cas, le Livre de police doit être tenu à jour et accessible à tout moment, pour faciliter les contrôles fréquents, aléatoires.
Les feuilles papierscomme informatiques sont numérotées et doivent être datées, de manière à garder une traçabilité des transactions effectuées. Aucune modification n’est alors possible.
Comment remplir un livre de police numérique ou papier ?
Livre de police traditionnel
Il est recommandé de remplir le cahier de police papierau stylo, à l’encre indélébile. Le crayon à papier est à bannir, de même que les ratures et abréviations. Si toutefois, une erreur est commise, elle doit être lisible et corrigée sur la ligne suivante. Aussi, aucune page ne doit être laissée blanche.
Livre de police dématérialisé
Pour avoir une idée de comment remplir le registre de police électronique, prenons un exemple : le livre de police automobile.
Que vous optiez pour un Livre de police traditionnel ou un logiciel Livre de police, l’essentiel est que cet outil vous aide à retracer l’entrée et la sortie de l’objet ainsi que les transactions qui y sont associées.
Les informations à renseigner concernent l’objet, le vendeur/acheteur et la transaction. On retrouve des champs à remplir dans les catégories suivantes :
- L’identification du véhicule
- La description du véhicule
- L’identité du fournisseur
- Le montant de l’achat du véhicule
- La sortie du véhicule